跨境电商蓬勃发展的当下,海外仓作为连接品牌与海外市场的 “最后一公里” 核心枢纽,其管理水平直接关系到订单履约效率、库存成本控制与客户体验,最终决定着企业的盈利空间与市场竞争力。相比传统仓储,它需应对跨境物流复杂、订单碎片化、货主需求多样等独特挑战。那么,如何做好海外仓的运营管理呢?
海外仓运营的目的是为了盈利,想要实现盈利的目的,需要实现高效履约订单、降低库存成本、提升客户体验,想实现这些目标,可以通过以下几个环节进行优化:
一、库存管理
库存管理是精准控量,减少资金占用,减少仓库空间浪费的基础,想做到库存精准管理:
1.动态库存监控
海外仓和普通仓库相比,库存变动远比单一的【进销存】要更复杂一些,仅入库环节除了常规的备货入库,还有退货入库环节——包括处理退货商品(二次销售、瑕疵品、不可售),在出库环节,海外仓还需要对不同货主商品的出库做记录,因此需要做好仓库出入库的实时监控。
此外,实时监控还有助于对仓库商品库龄、批次的把控,避免货主商品堆积在仓库,导致仓库空间占用,因为海外仓的租金成本高,如果库存占用多了,海外仓也不好挣钱了。
想要做到动态库存监控,需要对商品进行分类管理,以及做到对每一次出入库进行统计,并及时同步数据到货主。
对于大型仓库而言,如果通过手动统计出入库数据,以及区分不同的业务类型,可能会导致数据错漏,费用多算或者少算,因此,需要通过WMS系统,例如TOPWMS系统实现商品条码化管理,出入库通过扫码完成,库存数据实时更新,再加上海外仓WMS与电商平台、卖家ERP数据打通,降低出错率。
2.科学仓储规划
科学存储规划是提升海外仓空间利用率、提高拣货效率的核心,按货主及商品类型对仓库进行划区,例如按重量划分“重型”、“中型”、“小型”,之后再根据货主进行细致的划分;或者按平台订单特性进行划分等等,可有效提高商品上架、商品拣货的效率。
另外,在货架层面,还可以注意货架的设计要适配,并且应该在仓库增加标签系统,实现定位到库位,通过海外仓WMS系统展示实际库位,拣货员无需记忆位置,提高拣货效率。
3.库存盘点制度化
另外,为了避免账实不符(常见于人工记账疏漏),仓库还应该要做好定期物理盘点,结合系统可以有效校验实际库存与逻辑库存的差异。
二、订单处理
高效履约订单还需要做好的是提升订单处理,海外仓的很大一部分业务就是跨境电商一件代发,需要精准区分客户订单的来源平台,才能针对货品进行精准的拣选、包装、面单的打印等,如果通过手动的订单记录、分类、推送可能会导致数据错误,还会影响效率,使用像TOPWMS这样的海外仓储管理系统则可以有效避免这样的问题,原因在于:
1.全渠道对接
WMS可以对接海外仓的上下游系统,包括ERP、OMS、跨境电商平台以及物流渠道,能实现订单拉取分类、批量打印订单等,以TOPWMS为例,已实现与Shopee/TikTok Shop/Lazada等主流电商平台、妙手ERP/EasyBoss ERP等主流ERP以及J&T/Shippo/ 邮差小马等主流物流商的无缝对接,实现全渠道的数据互通,有效提高订单拣货、包裹、发货的效率。
2.自动推单
另一方面,如果没有WMS系统和ERP之间的对接,或者海外仓不使用WMS系统,那么客户有订单的时候,需要导出订单表格,并区分仓库,再传输给对应的仓库,一来流程进度慢,二来数据容易出错,而海外仓使用WMS系统且对接ERP系统,货主就可以通过ERP或者WMS系统,设置订单安排规则,实现订单的自动推送,避免紧急订单、当日交付订单错过发货时效。
三、货主及财务管理
海外仓和普通仓库还有一点很大的区别在于,海外仓会服务很多货主,且货主业务不同,特别是跨境电商卖家这类货主,订单量大,处理的业务更为复杂,除了要做好客户的分类管理,业务计费也是一大难点,如果使用手动计费,会造成仓库的亏损。
使用像TOPWMS这样的海外仓储管理系统,在客户管理部分,除了可以实现对客户信息的集中管理,还可以为客户一键分配仓库,一键联系,提升客户跟进的针对性和效率,摆脱零散表格管理、多设备沟通的困扰。
另外,还可以实现客户的精细化管理,以TOPWMS为例,客户管理模块增加了客户分组功能,一方面,仓内作业可根据客户的分组分配资源,降低订单处理及培训成本。另一方面海外仓销售可根据分组精准营销策略,刺激单量增长,另外,客户分组还可实现客户数据隔离,保障数据安全。
在财务统计这一方面,TOPWMS的财务模块支持自定义计费规则,可针对不同服务,匹配不同的计费方式,不仅支持按照SKU、商品标签、体积等维度进行计费,还支持结合多个维度进行计费,实现计费逻辑与实际运营需求的精准匹配。且系统可根据商品的出入库变动及库龄自动统计消费明细,还支持实时、自动对账,及时发现账单异常,让财务核算流程更清晰高效,助力企业优化成本结构。
综上,做好海外仓管理,本质上是围绕 “盈利” 核心目标,通过多环节的协同优化,实现高效履约、降本提效与客户体验升级的闭环。其中,库存管理需以动态监控为前提、科学存储为支撑、制度盘点为保障,精准把控库存节奏,减少资源浪费;订单处理要依托系统实现全渠道对接与自动化流转,确保履约效率与精准度;货主及财务管理则需通过精细化客户运营与智能计费对账,兼顾服务质量与成本可控。而这一切的落地,除了对于人力的培训外,少不了像TOPWMS 这样的专业仓储管理系统作为技术支撑:通过数据打通、流程自动化与智能管理,将各环节串联成有机整体,最终实现库存周转更快、订单履约更稳、客户粘性更强,从而为海外仓的持续盈利与规模化发展奠定坚实基础。
